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仓库发货差错管控

  近来,仓库货物错发到门店的问题比较严重,基本上平均每天一次,销售部门为此提出了投诉。王二考虑到员工比自己更熟悉业务,准备使用头脑风暴的方法,征集发货差错的原因,以便有针对性地进行整改。

  头脑风暴法又称智力激励法,是现代创造学奠基人美国奥斯本提出的。成功的头脑风暴会议,应遵循下面的原则:

  头脑风暴会议规则

  于是周例会的时候,王二组织了一次头脑风暴会议。惊叹于员工的创造力,提出了N多原因。有些理由令王二哭笑不得,连爱情动作片都出来了。我去,王二默念了“我叫不生气”200遍,又把《般若波罗蜜多心经》(这是唐三藏翻译的,不是作者写滴)念了五回:

  观自在菩萨,行深般若波罗蜜多时,照见五蕴皆空,度一切苦厄。舍利子,色不异空,空不异色,色即是空,空即是色,受想行识亦复如是。舍利子,是诸法空相,不生不灭,不垢不净,不增不减。是故空中无色,无受想行识,无眼耳鼻舌身意,无色声香味触法,无眼界乃至无意识界,无无明亦无无明尽,乃至无老死,亦无老死尽,无苦集灭道,无智亦无得。以无所得故,菩提萨埵。依般若波罗蜜多故,心无挂碍;无挂碍故,无有恐怖,远离颠倒梦想,究竟涅槃。三世诸佛,依般若波罗蜜多故,得阿耨多罗三藐三菩提。故知般若波罗蜜多,是大神咒,是大明咒,是无上咒,是无等等咒,能除一切苦,真实不虚。故说般若波罗蜜多咒,即说咒曰:揭谛揭谛,波罗揭谛,波罗僧揭谛,菩提萨婆诃。

  终于使自己平静下来,把大家的问题分类汇总,提出了解决方案。

  引起发货差错的问题及处理措施

  仓库装箱区域的空间比较小,也就100来平。平时大家拣完货,见缝插针,有空就放。拣货时尽管通过拣货单编号实现了同步,但毕竟涉及各区域的商品有多有少,不一定那么平衡,大家的速度也有快有慢。所以经常某一个区发完了,放了一圈。其他区域的库管需要一个个挨着找,以便把同一个店的货放在一起。

  开始大家提议,让订单处理员打印拣货单时,把门店的名字用记号笔写大一点,字大了不方便找嘛。实施后发现不行,拣货单用完以后都是放在货上,字再大远处也看不清,无效果。

  后来,王二觉得如果让门店名字立起来的话,可能会好些。这样大家站在门口,就能知道哪个店的货应该放到什么位置。

  想起夏天大街上发小广告的经常会发些小扇子,塑料的那种。王二找了些来,买了些即时贴,请仓库的书法高手逐一写了店名,做成标牌。要求大家第一个放货的,找这个店的牌子插那,字向门口。

  刚开始还好,时间长了大家觉得麻烦,关键是店多,找牌子的功夫就得好几分钟。还有粗心的,连牌子都装箱子里发门店去了。

  最后,一位主管出了个主意。把仓库的装箱区域分成10份,划上线,从0到9编号。大家放货时按拣货单编号的尾号放置。比如56号拣货单,货就放到6号处。因为装箱组员工都是仓库的精英,工作速度很快,一般不会出现56号和66号放在一起、装箱进度滞后的情况。这比放牌子方便多了,这个问题算是解决了。

  还有就是装箱单书写。仓库因为所有业务全是手工操作,为了控制差错率,规定装箱时一人装,同时读出商品型号;另一人手写装箱单,内容包括箱号(这是第几箱)、商品编号及数量。该单所有的商品装箱完毕,装箱单再和拣货单互相核对,以确保无误。

  装箱单的书写有两个作用:一是按货写,能准确记录实际发货商品;二是作为仓库发货依据。如某个商品发到门店,对方没找到出现争议,这个时候使用装箱单作为唯一发货依据,可以直接告诉对方哪个货在几号箱子里,让门店重新查找。

  看起来比较繁琐、机械,但对于控制发货差错率,作用还是比较大的。

  那么,为什么装箱的时候,不能一个人装并读出型号,另一个人在拣货单上划钩确认呢。原来试过,这种情况下,就没有发货依据了。

  另外,汽车配件很多型号都很相近,如果用划钩确认的方式会出问题,比如12499和13499,7307和7037,稍一疏忽就容易发混。并且,货物到底装到哪个箱子里去了,也无法登记下来。

  实践证明,装箱单不能取消。当然,如果用PDA装箱的话,可以直接生成装箱单,就不用手写了。

  为保证大家不漏写,王二没有更好的办法,决定采用经济制裁手段。规定发货不写装箱单,一次扣30分,要知道仓库员工考核满分才40。如果被罚一次,这个月的考核工资就乘风而去,消失在无边无际的天空中了!同时,王二要求书写装箱单的员工必须签名,平时不定期检查,只要发现违规同样扣30分。

  哪里有反抗,哪里就有压迫。大家迫于压力,本着“没成为老大之前,就尊重现在的老大”的原则,不得不改变工作习惯,老老实实地按要求书写装箱单。

  整改之后,情况好了很多,发货差错从一个月30次左右,降到了大约20次,尽管还是偏高,但是进步了。

  商品发货时,除了发错型号、数量外,还有另外一种情况就是发错地址。例如:把A店的货发到B店去了。尽管这种情况不多,麻烦可就大了。少收货的店会找仓库,有一小撮多收货的店,咳咳,俺没看见啊!!

  My Dog!这可咋整呢?

  打铁还得自身硬,王二决定先从内部管理做起。

  配件商品可分为两类:整件商品和散件商品。整件商品比如蓄电池,肯定会单独发货,不会打包,只确认箱数(物流行业一般称为件数)就行了。由于这类商品批量大,因此并不放到装箱区域,直接搬运到发货区。而散件商品就是量小、不规则的商品,需要人工装箱、打包后发运。

  王二规定:散件商品装箱复核后,封箱,贴上箱贴(比如内附清单、此面向上、易压勿碎,哦易碎勿压,等等)。复核人在装有发货单据的箱上,用记号笔注明总件数,标记如“C店4/23”,4是指散件商品一共四件,23是指该店所有商品共23件,其他19箱是整件商品,在外边的发货区放着呢。

  货从装箱区域搬运到发货区域后,在发货区的一块黑板上登记件数。比如上面的情况就是C店23,然后把拉出来的4箱散货,放到另有19件货的托盘上。由于有的店一天可能有两张以上的订单,所以拣货、装箱也分成多批。

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  每天晚上合并发货,以便减少运费(件数越多单件运费越低)。如上午一单12件,下午一单7件,怎么写呢?开始,大家先把上午写的数量擦掉,把两单加在一起写上19。但后来发现容易乱。有的同事好心,张三写了个19,李四过来又加了个7,变成了26,这样数量就对不上了。

  最后约定用“加”的办法,即搬运出来多少就写多少,然后用“+”号标识。如上一例就写“C店12+7”,清楚地标识出是两单,每单各多少件。

  王二又申请经费买了台标签打印机。要求以后发货时,都必须贴上发货标签。这样有两个好处:一是有标贴的货,交付给货运公司不容易弄混;二是在贴标签过程中,如果总件数不对,标贴就会多或少出几张,那就得重新复核。因为标签张数是按发货黑板上登记的总件数打印的。

  再就是要求装卸组,晚上给货运公司装车时,再确认一遍总件数。同时不允许货运公司人员自己取货装车。货运公司开完发货单据后,需要确认开列的件数无误。发货单据相当于运输合同,要求配送组负责,保留至少半年备查。

  内部能想的办法都想了,但发错货门店不认咋办泥。王二无奈之下求助于领导。老大哥指示:我们和门店是一家人,双方必须互相信任,这是基本的原则,不容亵渎。对于部分爱贪小便宜的门店,可以采取仓库有意发错货(多发)的方式,看门店是否反馈。若不反馈就处罚店长。好办法啊!当然这种情况下,仓库如果想瞒报发货差错次数也不大可能了。

  不管怎么个仔细法,因为是纯手工操作,所以发货差错无法完全避免。为些,王二制定了发货差错处理规则。

  1、发货差错是指因仓库原因所造成的配送商品数量、型号与客户订单不符。

  2、发货差错的数量及型号认定以装箱单为准。

  3、门店(客户)发现的发货差错,通过QQ或其他社交工具提交给订单处理员。订单处理员根据反馈内容,核实装箱单、确认仓库该商品当前库存数量,审核发货流程并进行回复。

  4、已认定的发货差错包括少发、多发、发错型号3种情形,分别依据下述规则处理(所有反馈要求在收货2个工作日以内)。

  发货差错处理规则

  5、仓库对于员工营私舞弊,发货故意不写装箱单、装箱单与实物不符等情况将严肃处理,处分从扣发当月工资直至开除公职。

  6、门店或客户对仓库装箱单数量或型号有异议时,可提供相关证据如照片、视频监控录像等,若能明确责任按上述规则处理,否则双方协商处理方案。

  7、对于发货差错,订单处理员进行数据汇总,每周一通报物流部经理,依据考核方案对相应责任人进行奖惩。

  多管齐下,仓库发货差错率持续下降,平均每个月已经维持在15次以下了。月均订单6万多行,发货差错控制在15行以下,就人工管理来说算是不错了。

  于是,王二很满意,自俺感觉良好。

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关键词: 仓储,仓库,管理,优化